TIPE INFORMASI MANAJEMEN

Sebelumnya kita sudah membahas mengenai Tipe Keputusan Manajemen. Nah pada kesempatan kali ini saya akan membagikan materi yang membahas mengenai Tipe Informasi Manajemen.

Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan informasi yang berguna.

Untuk tiap – tiap tingkatan manajemen, tipe informasi yang dibutuhkan berbeda.

Untuk manajemen tingkat bawah, tipe informasinya adalah terinci (detail), Karena terutama digunakan untuk pengendalian operasi.

Sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi tingkat, tipe informasinya adalah semakin tersaring (terfilter) atau lebih ringkas.

Gambar 1 Manajemen tingkat atas membutuhkan informasi yang lebih tersaring

Sebagai misalnya manajemen tingkat bawah yang merupakan tingkat teknis membutuhkan laporan yang terinci mengenai semua penjualan yang terjadi untuk tiap-tiap daerah.

Informasi yang berguna untuk manajemen menengah yang merupakan tingkat taktik harus lebih tersaring untuk pengendalian manajemen da dapat berupa informasi penjualan total masing-masing daerah.

Sedangkan manajemen tingkat atas yang merupakan tingkat strategi membutuhkan informasi yang lebih tersaring lagi, yaitu dapat berupa informasi total penjualan keseluruhan.

Konsep Dasar Organisasi Sistem Informasi

Organisasi adalah sistem saling pengaruh-mempengaruhi antara orang dalam kelompok kerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang sama.

Tujuan organisasi secara keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh seorang tertentu saja. Salah satu aspek pengorganisasian adalah menetapkan departemen-departemen.

Istilah departemen (department) yaitu untuk suatu yang terpisah atau cabang dari suatu perusahaan.

Departemen di dalam perusahaan menunjukkan hubungan dari suatu jenjang.

Jenjang departemenisasi dapat berupa kantor atau biro, cabang, seksi, unit dan subunit.

Suatu perusahaan departemeniasi harus dikelompokkan secara tegas, Karena menyangkut masalah wewenang, hak, harga diri dan gaji.

1.1 Bagan Organisasi

Bagan organisasi adalah penggambaran secara grafik yang menggambarkan struktur kerja dari suatu struktur organisasi.

Gambar 2 Bagan Organisasi

1.2 Deskripsi Tugas

Deskripsi tugas (job description) merupakan suatu rincian yang menunjukkan posisi, tanggung-jawab, wewenang, fungsi dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh seorang personil di dalam suatu organisasi.

Berikut merupakan salah satu contoh deskripsi tugas:

Nama

BAGUS PRASETYA, AKUNTAN

Posisi

CONTROLLER

Tanggung-jawab kepada

DIREKTUR UTAMA

Wewenang terhadap

KEPALA BAGIAN AKUNTASI KEUANGAN KEPALA BAGIAN AKUNTASI BIAYA

Fungsi Dasar:

Menetapkan dan menjaga rencana operasi yang terpadu supaya konsisten dengan tujuan dan sasaran perusahaan, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang, merevisinya bila diperlukan dan mengkomunikasikan kepada semua tingkatan manajemen melalui saluran sistem dan prosedur yang tepat dan yang sudah ditetapkan.
Mengembangkan dan merevisi standar - standar yang memuaskan untuk digunakan mengukur dan menyediakan pedoman serta bantuan-bantuan kepada anggota-anggota manajemen lainnya di dalam mengukur hasil nyata dengan standar.
Menyiapkan, menganalisis dan menginterpresentasikan hasil keuangan supaya dimanfaatkan oleh manajemen di dalam proses pengambilan keputusan, mengevaluasi data yang berhubungan dengan tujuan perusahaan dan sasaran unit, menyiapkan dan mengarsip semua laporan - laporan dari luar yang dibutuhkan.
Merancang, menerapkan dan merawat sistem akuntasi keuangan dan biaya pada semua tingkata persuahaan.
Mengatur dan mengawasi masalah-masalah perpajakan, pemeriksa intern dan menjaga hubungan yang baik dengan pemeriksa luar.

Tugas utama:

Mengembangkan dan menerbitkan kebijaksanaan dan prosedur-prosedur melalui otorisasi manajemen untuk kegiatan akuntasi, perpajakan, perencanaan dan peramalan, laporan keuangan serta pengukuran kinerja.
Menyediakan laporan-laporan kepada badan pemerintah yang berhubungan dengan data akuntasi dan keuangan.
Mengendalikan, mengkoordinasikan dan menginterpretasikan rencangan keuangan tahunan perusahaan.
Mengembangkan dan menerapkan sistem yang menyeluruh terhadap laporan-laporan keuangan yang berhubungan pada semua bagian perushaan sebagai informasi manajemen
Mengkaji ulang dan menganalisi kemajuan keuangan perusahaan.
Menyimpan semua catatan dan dokumen yang berhubungan dengan kontrak perusahaan
Tugas-tugas lain yang dipandang perlu oleh direktur utama.

Baca Juga

1.3 Organisasi Sistem Informasi

Lokasi dari sistem informasi di dalam suatu organisasi masih belum ada kesesuaian yang pasti.

Ada yang memisahkan dalam departemen sendiri, yaitu departemen sistem informasi dan ada yang menggabungnya dengan departemen lain, misalnya departemen akuntasi yang dibawah koordinasi oleh controller.

Controller merupakan kepala eksekutif akuntasi. Controller merupakan manajer tingkat yang mempunyai fungsi perencanaan, pelaporan dan tanggung jawab penting lainnya.

Jika departemen sistem informasi dibawah koordinasi controller bersama – sama dengan departemen akuntasi, biasanya departemen sistem informasi ini hanya terbatas pada pengolahan data elektronik saja dengan struktur organisasi tampak sebagai berikut.

Gambar 3 Controller membawahi akuntasi dan PDE

Pengaturan seperti ini mempunyai beberapan keuntungan sebagai berikut ini.

Perubahan dari sistem manual ke sistem komputer dengan diterapkannya departemen PDE tidak terlalu mengejutkan dan mudah diterima karena bukan merupakan departemen yang terpisah.
Peranan dan fungsi pengolahan akuntasi dan pelaporan keuangan terpusat dengan PDE sehingga fungsi dari akuntasi yang bertanggung jawab terhadap pengolahan transaksi serta penyediaan informasi keuangan kepada manajer fungsi yang lainnya dan kepada pihak luar lebih efektif.
Karena keberhasilan aplikasi komputer didalam kegiatan akuntasi seperti misalnya penggajian dan pengendalian persediaan merupakan tanggung jawab akuntan sedang akuntan terlibat di dalamnya, maka diharapkan pengembangan aplikasi tersebut dapat lebih mengena.

Faktor yang perlu diperhatikan dalam bentuk struktur organisasi demikian adalah tentang peranan controller bersangkutan.

Jika controller betul memahami dan menguasi teknologi pengolahan data eletronik, hal ini tidak menjadi masalah.

Kekuatiran lebih lanjut bahwa data yang diolah mungkin tidak hanya data mengenai akuntasi saja, tetapi juga data lain yang non akuntasi, sehingga pengetahuan controller mengenai masalah lainnya juga harus cukup.

Di beberapa organisasi, fungsi sistem informasi atau PDE diorganisasikan secara terpisah dari fungsi akuntasi dan dibawah tanggung jawab manajer tersendiri, yaitu manajer PDE atau manajer sistem informasi.

Gambar 4 Fungsi PDE tidak dibawah controller

Alasan bahwa departemen fungsi PDE tidak dibawah controller adalah Karena departemen PDE sebagai service department tidak hanya mengolah data akuntasi saja, tetapi juga mengolah data non akuntasi.

Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis memberikan pendapat jika lokasi departemen PDE dibawah controller akan lebih menekankan pada masalah – masalah keuangan saja, sebagai akibatnya bagian lainnya dalam organisasi akan tidak puas terhadap kebutuhan – kebutuhan informasinya.

Dengan memisahkan PDE dibawah tanggung jawab manajer sistem informasi, maka semua aspek berhubungan dengan pengolahan data akan dapat dilaksanakan dengan lebih efektif, karena pengetahuan manajaer PDE sebagai spesialis dibidangnya lebih baik dibandingkan dengan controller.

Untuk organisasi yang kecil, departemen PDE hanya terdiri dari sejumlah kecil personil-personil yang bertanggung jawab hanya untuk mengoperasikan peralatan – peralatan komputer saja.

Gambar 5 Organisasi departemen PDE yang kecil

Departemen ini hanya terdiri dari beberapa fungsi saja, yaitu analis sistem (sytem analyst), beberapa pembuatan program (programmer) dan beberapa orang yang memasukkan data (data entry operator).

Bahkan untuk perusahaan yang lebih kecil lagi, analisis sistem dan programmer tidak diperlukan, karena menggunakan program yang sudah jadi dalam bentuk paket.

Dalam organisasi departemen PDE yang lebih besar, masing – masing fungsi tersbeut dapat dilakukan oleh ratusan personil.

Bila organisasi PDE telah berkembang sedemikian rupa, maka masing – masing fungsi dalam departemen PDE harus diatur kembali dan dibagi lagi menjadi beberapa fungsi yang penting.

Gambar 6 Organisasi departemen PDE yang besar

Sekian dulu pembahasan mengenai Tipe Informasi Manajemen, semoga materinya dapat berguna. Untuk pembahasan lainnya mengenai buku ini bisa kalian lihat dilink dibawah ini

MATERI ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI JOGIYANTO

Jangan lupa kunjungi terus ladangtekno dan dapatkan informasi serta tutorial mengenai dunia teknologi dari ladangtekno