PERNYATAAN DAN ISTILAH-ISTILAH YANG BERKAITAN DENGAN ANALIS SISTEM DAN DESAIN

Pertanyaan:

1. Sebutkan, jelaskan dan berikan contoh hal-hal yang melatarbelakangi pengembangan suatu sistem informasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

2. Jelaskanlah tentang tentang konsep gunung es biaya dalam pengembangan sistem.

3. Setelah sistem baru dikembangkan, maka diharapkan akan terjadi peningkatan pada sistem baru tersebut. Peningkatan ini berhubungan dengan istilah PIECES. Sebutkan, jelaskan dan berikan contoh masing-masing komponen dari PIECES yang dikaitkan dengan Tugas Pribadi Project Kelompok.

4. Sebutkan dan jelaskan tahapan dari System Development Life Cycle menurut Kendal & Kendal serta Henry Lucas, Jr. Sebutkan juga pihak-pihak yang terlibat beserta perannya masing-masing.

5. Buatlah minimal 5 disain tampilan (form input, transaksi, atau report) dari tugas project yang menjadi tugas pribadi anda, sesuai dengan konsep-konsep perancangan User Interface (I/O) atau GUI yang benar.

6. Jelaskan berbedaan antara Job Description dan Standard Operating Procedure (SOP). Berikan contoh minimal 2 detail Jobdes yang saling berkaitan dengan SOP dalam suatu organisasi. Misal: Job Des Staff Receiving, Store Manager, Manager IT.

7. Buatlah Gambaran Umum Sistem dan Standard Operating System (SOP) dalam bentuk flowchart dan deskripsi teks dari proses berikut dari suatu perusahaan:

Proses Permintaan Barang ke Gudang.
Proses Permintaan Pembelian Barang.
Proses Pembelian Barang.
Proses Penerimaan Barang dari Supplier.
Proses Pembayaran.

8. Jelaskan secara rinci istilah-istilah berikut ini.

Night Audit pada Sistem Informasi Hotel
Inventory System
Stock opname
Kartu Gudang (Bin Card)
Form-form yang ada pada Inventory Sytem and Purchasing
Form-form yang ada pada proses pembayaran
Cost Control
Sales Control
Account Payable
Account Receivable
General Cashier
General Ledger
Budgeting
Aging (Hutang dan Piutang)
Fixed Asset
Trial Balance
Balance Sheet
Income Statement
Journal Voucher
Chart of Account (COA)
Kelompok-kelompok utama COA pada umumnya
Debet Credit
Posting
Closing
Year to Date (YTD)
Month to Date (MTD)

Pembahasan:

1. Pengembangan suatu sistem informasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

Pengembangan sistem informasi (system development) dapat didefinisikan sebagai aktivitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer yang digunakan untuk menyelesaikan persoalan organisasi atau memanfaatkan kesempatan (oppurtinities) yang timbul.

Pengembangan sistem informasi dapat juga dikatakan sebagai proses menyusun sistem baru untuk menggantikan sistem lama atau memperbaiki sistem yang telah ada.

Pengembangan dari sistem perlu dilakukan jika terjadi hal sebagai berikut.

a. Adanya permasalahan dalam sistem yang sedang berjalan.

1) Ketidakberesan (irregularities)

Ketidakberesan pada sistem menyebabkan sistem lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Berikut merupakan beberapa faktor-faktor ketidakberesan pada Sub Sistem Penerimaan Siswa Baru.

Kecurangan yang disengaja: Kecurangan yang disengaja misalnya pada suatu sistem, data siswa dapat dimanipulasi seenaknya sehingga menimbulkan suatu kerugian pada setiap organisasi maupun perushaan.
Kesalahan dari perangkat juga dapat membuat sistem tidak beres.
Operasional yang tidak efisien, misalnya pada sub sistem ini, seringnya terjadi kesalahan dalam melakukan proses menghitung jumlah pembayaran yang masuk.
Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan, misalnya pada sub sistem ini, para pegawai kurang mentaati kebijaksanaan dan peraturan yang ada.

2). Pertumbuhan Organisasi
Pertumbuhan pada setiap organisasi mengakibatkan diperlukannya membentuk sistem yang baru. Pertumbuhan ini diantaranya kebutuhan akan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Keseluruhan pertumbuhan ini mengakibatkan sistem lama tidak efektif lagi.

b. Adanya proses untuk meraih setiap kesempatan-kesempatan (oppurtunities)
Oppurtunities wajib dilakukan pada setiap instansi/perusahaan. Misalnya pada studi kasus Sub Sistem Penerimaan Siswa Baru perlu adanya promosi pada sosial media dan internet sehingga dapat menarik simpati pada masyarakat dan juga menarik para siswa untuk masuk ke sekolah, hal inilah yang dapat dikatakan memanfaatkan kesempatan yang ada.

c. Adanya intruksi (directives)
Penyusunan setiap sistem yang baru dapat terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atasan pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya pada sub Sistem Penerimaan Siswa Baru, Kepala Sekolah wajib memberikan setiap intruksi pada guru-guru, staff, dan pegawai untuk dapat menjalankan suatu sistem yang akan dilaksanakan.

Dengan adanya pengembangan sistem dari yang lama kebaru diharapkan terjadi peningkatan-peningkatan sistem yang baru antara lain:

Performance (kinerja), kinerja sistem baru lebih efektif.
Kinerja dapat diukur dari jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu.
Respon time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu responseuntuk menanggapi pekerjaan tersebut.
Information (informasi), peningkatan kualitas informasi yang disajikan.
Economy (ekonomi), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi.
Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan yang akan terjadi.
Eficiency, peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis, ekonomis berhubungan dengan jumlah sumberdaya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumberdaya tersebut digunakan dengan pemborosan yang minimum.
Service (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

2. Konsep gunung es biaya dalam pengembangan sistem

Konsep gunung es biaya merupakan salah satu pendekatan klasik atau konvensional dalam pengembangan sistem.

Pendekatan klasik dapat menimbulkan beberapa permasalahan dalam pengembangan sistem diantaranya adalah Biaya perawatan sistem menjadi lebih mahal, hal inilah yang diungkapkan dalam konsep gunung es biaya.

Gambar 2.1 Konsep Gunung ES

Gambar 2.1 memperlihatkan konsep gunung es biaya yang menggambaran mengenai biaya pengembangan sebuah sistem.

Dipermukaan hanya memperlihatkan biaya yang dibutuhkan untuk pengembangan berupa perencanaan, analisis, desain, dan implementasi.

Pengembang seringkali tidak menyadari adanya biaya perawatan dari sistem yang memang tidak akan langsung terlihat besar dalam satu waktu yang singkat namun perawatan sistem tersebut dapat berlangsung selama masa hidup sistem, sehingga biaya yang dihabiskan tidak terlihat banyak secara langsung, bagaimana seperi yang digambarkan konsep gunung es biaya diaman yang muncul dipermukaan hanya sebagian kecil biaya sedangkan yang berdad dibawah air menjadi biaya yang tidak terlihat dengan jumlah yang besar.

Biaya yang begitu besar dikeluarkan dalam tahap perawatan karena dari jangka waktu perawatan dilakukan semalam masa hidup dari sistem.

Selain itu dalam perawatan memungkinkan terjadinya biaya yang tidak terduga seperti kesalahan pada sistem saat perawatan yang sebelumnya sudah berjalan sehingga bisa saja menjadi tanggungjawab pengembang

3. Istilah PIECES dan Cotohnya

a. Performance
Performance atau kinerja merupakan peningkatan terhadap apa yang dihasilkan oleh sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif.

Kinerja dapat diukur dari jumlah dari pekerjaan yang dapat dikerjakan dalam suatu saat tertentu (troughput) serta adapula response time yang merupakan rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi ditambah dengan waktu respon untuk menanggapi pekerjaan tersebut.

Contoh peningkatan kinerja setelah adanya pengembangan pada Sub Sistem Penerimaan Siswa Baru yaitu pada pencatatan data pendaftar siswa baru, jika menggunakan metode manual akan memakan waktu untuk mencatat satu per satu data pendaftar dan tingkat kesalahan dalam mencatat lebih besar.

Sedangkan jika telah dikebangkan maka dapat meningkatkan kinerja yaitu para pendaftar menginputkan langsung data diri pada form pendaftaran dan akan langsung tersimpan pada data storage data calon siswa, dengan demikian troughput serta response time akan meningkat.

b. Information
Information atau informasi merupakan peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.

Contoh yang dikaitkan dengan Sub Sistem Penerimaan Siswa Baru yaitu kemampuan mengintegrasikan dan memproses data dalam menyajikan laporan kepada kepala sekolah baik dari laporan data pendaftar, data pembayaran, data hasil seleksi, dan data pendaftar ulang.

Informasi yang diambil langsung dari data storage yang diolah menjadi infomasi yang layak, dengan demikian informasi yang diterima adalah valid, menghasilkan informasi yang akurat, dan mempermudah analisa antar data.

c. Economy
Economy atau ekonomis, merupakan peningkatan terhadap manfaat, keuntungan, serta penurunan biaya yang terjadi.

Dengan adanya peningkatan dari komponen lain sudah tentu pasti akan menimbulkan peningkatan dari komponen ekonomi yaitu menghemat biaya.

Misalkan dalam Sub Sistem Penerimaan Siawa Baru dilihat dari penghematan penggunaan kertas dalam mencatat data calon siswa yang mendaftar, dan dilihat dari validasi pembayaran pendaftran oleh calon siswa yang dimana proses ada beberapa proses yang terintegrasi, sehingga mengurangi resiko kecurangan atau kesalahan dalam proses pembayaran.

d. Control
Control atau pengendalian merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan yang akan terjadi.

Contoh peningkatan pengen dalian setelah adanya pengembangan pada Sub Sistem Penerimaan Siswa Baru yaitu pada pencatatan data pendaftar siswa baru, kontrol akan dilakukan komputer dan manusia, baik kontrol pencatatan, pemprosesan juga pengolahan dan penyajian laporan.

Adapun pengontrolan pada saat memberikan formulir tes hanya pada calon siswa yang telah membayar pendaftaran.

e. Efficiency
Efficiency atau efisiensi merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi.

Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Apabila efisiensi berhubungan dengan bagaimana cara menggunakan sumber daya dengan cara yang paling minimum, sedangkan ekonomis berhubungan dengan banyaknya sumber daya yang digunakan.

Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya. Sebagai contoh yang dikaitkan dengan Sub Sistem Penerimaan Siswa Baru yaitu banyaknya data para calon pendaftar yang bisa melebihi batas jumlah penerimaan siswa baru akan memakan banyak tempat dan biaya jika di catat secara manual, jika sudah menggunakan sistem data tersebut akan disimpan pada storage khusus misalkan dalam hardisk, hal tersebut akan lebih efisien.

f. Services
Services atau pelayanan, merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

Contoh peningkatan pelayanan setelah adanya pengembangan pada Sub Sistem Penerimaan Siswa Baru yaitu baik dari pihak user (calon siswa) maupun pemilik sistem (pihak sekolah).

Peningkatan layanan yang dirasakan oleh pihak user yaitu user dapat melihat hasil seleksi pada tahap seleksi calon siswa, sedangkan oleh pihak sekolah kepala sekolah akan dengan mudah mendapat laporan dari berbagai divisi misalkan dari laporan data pendaftar, data pembayaran, data hasil seleksi, dan data pendaftar ulang.

4. Tahapan dari System Development Life Cycle menurut Kendal & Kendal dan Henry Lucas, Jr beserta pihak-pihak yang terlibat beserta perannya masing-masing.

SDLC (System Development Life Cycle) atau dalam Bahasa Indonesia disebut Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah proses dibuatnya suatu sistem yang kemudian dilakukan pembaruan atau pengembangan menjadi sistem yang lebih baru untuk menggantikan sistem yang lama.

Pada dasarnya Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) terdiri dari lima fase yaitu, perencanaan, analisis, desain, konstruksi atau implementasi dan perawatan.

Namun dengan semakin berkembangnya sistem informasi, berkembang pula SDLC.

Beberapa ahli memaparkan SDLC dengan istilah yang berbeda, namun secara aktual konten dari setiap fase adalah sama.

Berikut ini pemaparan dari beberapa ahli mengenai tahapan Siklus Hidup Pengembangan Sistem.

a. Tahap Perencanaan
Menurut Kendall & Kendall Tahap perencanaan dibagi menjadi beberapa bagian yaitu
identifikasi masalah, peluang dan tujuan.

Identifikasi masalah dilakukan dengan melihat kenyataan yang terjadi dalam suatuperusahaan.
Identifikasi kesempatan dilakukan untuk mengetahui proses apa saja yang dapatdiubah menjadi lebih baik dengan adanya sistem terkomputerisasi.
Identifikasi tujuan dilakukan untuk mengetahui tujuan apa yang ingin dicapai perusahaan.

Personil yang terlibat di dalam tahap perencanaan menurut Kendall & Kendall yaitu sebagai berikut.

Analist bertugas mengidentifikasi masalah, kesempatan, dan tujuan dari perusahaan.
User Management, merupakan pihak yang memberikan masukan analist atas masalah, kesempatan dan tujuan dari perusahaan.
System Management bertugas memberikan masukan dan saran untuk dapat menyelesaikan kepada Analist.

Menurut Henry Lucas Jr. Tahap perencanaan dipaparkan dalam beberapa tahap yaitu
sebagai berikut.

1) Inception
Pada tahap ini dilakukan pembuatan draft kasar tentang kemungkinan resiko yang terjadi pada sistem, sebagai langkah pertama dari manajemen resiko.

Personil yang terlibat di dalam tahap perencanaan menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

Sistem Developer bertugas membuat draft kasar tentang kemungkinan resiko yang terjadi pada system.
User Management memutuskan sistem tersebut mungkin dikerjakan.

2) Feasibility Study
Pada tahap ini dilakukan study yang menghasilkan project plan untuk menjawab pertanyaan seperti apakah kita mampu menjalankan sistem, apakah sistem melibatkan komunikasi intensif, apakah organisasi mempunyai jaringan, juga mengkaji estimasi biaya (budget), tidak hanya biaya pembelian tapi juga running cost, apakah user mempunyai pengalaman dalam menggunakan solusi yang diusulkan, dan apakah solusi yang diusulkan dapat digunakan tepat pada waktunya. Hal-hal tersebutlah yang didefinisikan oleh sistem analis dan mendapatkan persetujuan dari user.

Personil yang terlibat di dalam tahap perencanaan menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

Sistem Analis bertugas melakukan studi yang akan menghasilkanproject plan dan kelayakan alternative.
User management dan designer memberikan pertimbangan-pertimbangan ke sistem analis.

b. Tahap Analisis
Menurut Kendall & Kendall Analisis sistem dibagi menjadi dua tahap yaitu sebagai berikut.

1). Determining Information Requirements
Pada tahap ini dilakukan analisis sistem untuk menentukan syarat-syarat informasi.

Pengumpulan data mengenai kebutuhan user dilakukan dengan cara wawancara, kuisioner, sampling, dan menganalisis hard data.

Personil yang terlibat pada tahap analisis menurut Kendall & Kendall yaitu:

Analis bertugas melakukan pengumpulan data, menganalis, dan observasi terhadap sistem yang telah ada yang akan digunakan sebagai informasi dalam perencanaa sistem.
User Management memberikan masukan ke Analist.
User Operation Worker memberikan masukan ke Analist.
Sistem Management memberikan masukan ke Analist.

2) Analyzing System Needs
Menganalisis kebutuhan sistem dengan menguraikan suatu sistem informasi yang utuh ke dalam komponen-komponennya untuk mengevaluasi peluang, dan hambatan yang terjadi.

Ini dilakukan dengan menggunakan data flow diagram sehingga dapat diketahui input, proses dan output dari sistem, serta kamus data untuk mendaftarkan item data dan spesifikasi yang digunakan dalam sistem.

Selanjutnya membuat keputusan yang terstruktur untuk memperoleh kondisi dan tindakan alternatif melalui tabel keputusan atau pohon keputusan.

Pada tahap ini juga dilakukan pembuatan proposal sistem yang berisikan ringkasan apa yang telah ditemukan tentang pengguna, kelebihan dan kekurangan sistem yang ada, menyediakan keuntungan dan biaya analisis, membuat rekomendasi tentang apa yang harus dilakukan.

Personil yang terlibat pada tahap analisis menurut Kendall & Kendall yaitu:

Analis bertugas melakukan pengumpulan data, menganalis, dan observasi terhadap sistem yang telah ada yang akan digunakan sebagai informasi dalam perencanaa sistem.
User Management memberikan masukan ke Analis.
Sistem Management memberikan masukan ke Analis.

Menurut Henry Lucas Jr. Analisis sistem dibagi menjadi dua tahap yaitu sebagai berikut.

1) System Analysis
Tahap ini merupakan proses untuk menampung data faktual, memahami proses yang terjadi di dalam sistem, identifikasi masalah, menyarankan pendapat yang bisa dilakukan untuk mengembangkan fungsi sistem.

Pada tahap ini juga merupakan pendalaman proses bisnis, kumpulan data operasional, memahami arus informasi, penyempitan jalur pada sistem, mencari solusi dari kelemahan sistem untuk mencapai tujuan dari organisasi.

Tujuan utama dari analisa sistem adalah menemukan jawaban dari setiap proses bisnis, apa yang telah dikerjakan, bagaimana dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, kenapa dikerjakan, dan bagaimana cara memperbaiki.

Dilakukan untuk melahirkan sistem yang efisien dan memuaskan kebutuhan pengguna.

Personil yang terlibat pada tahap analisis menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

Analis Sistem bertugas melakukan pemahaman proses, mengumpulkan data faktual, identifikasi masalah, serta menyarankan pendapat tentang pengembangan system.
User management diminta memdesain output yang diharapkan.

2) Requirement Analysis
Merupakan tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik.

Ini menjadi pekerjaan sulit karena harus mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, yang disebabkan adanya kemungkinan pemakai mengalami kegagalan dalam sistem informasi sebelumnya.

Personil yang terlibat pada tahap analisis menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

Analist System bertugas melakukan interaksi intensif dengan user dan Quality Assurance Staff untuk mendapatkan informasi yang menjadi kebutuhan pemakai.
Quality Assurance Staff yang melakukan review secara berkelanjutan dari setiap proses yang menjadi masukan untuk Analis System.

c. Tahap Desain
Menurut Kendall & Kendall, pada tahap ini hanya terdapat satu tahap yaitu sebagai berikut.

1) Designing the Recommended System
Aktivitas yang dilakukan pada fase ini adalah mendesain prosedur bagi pengguna untuk entri data secara akurat dan efektif, mendesain inferface bagi pengguna, mendesain database yang akan digunakan untuk menyimpan data yang diperlukan oleh pengambil keputusan, mendesain output baik on screen atau tercetak, terakhir desain kontrol dan prosedur backup.

Personil yang terlibat pada tahap desain menurut Kendall & Kendall yaitu:

Sistem Analis memberikan dokumen yang berisikan usulan dan laporan final desain kepada pemakai informasi, mengerjakan pohon keputusan.
Sistem desainer mengerjakan sistem kontrol, berkas dan database.

Menurut Henry Lucas Jr. tahap desain terdapat 2 tahap yaitu sebagai berikut.
a) Design
Tahap ini dikatakan ideal system unconstrained, perancangan sistem yang ideal bagi pengguna, memenuhi kebutuhan dan bersifat tidak terbatas.
b) Spesifications
Adapun kegiatan yang dilakukan pada fase ini adalah identifikasi atau spesifikasi target lingkungan, mengembangkan rencana contigency sebagai responsi presedur darurat, karena banyak hal dapat mempengaruhi desain sistem, membuat dokumentasi pengembangan sistem oleh sistem analis.

Pada tahap ini juga telah ditentukan alur proses sistem, disain basisdata, input dan output, kebutuhan pemrograman dan manual prosedurnya.

Personil yang terlibat pada tahap desain menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

Analis menyiapkan gambaran kerja pengembangan sistem baru yang ideal yang tidak dibatasi biaya dan teknologi.
User Management memberikan masukan ke Analist.

d. Tahap Implementasi
Menurut Kendall & Kendall Tahap implementasi terdiri dari:

1) Developing and Documenting Software
Tahap ini dikatakan sebagai fase mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak dimana aktivitas yang dilakukan adalah mengembangkan perangkat lunak melalui kerjasama sistem analis dengan programer, mengembangkan dokumentasi melalui kerjasama antara sistem analis dengan pengguna.

Programer membuat dokumentasi dari perangkat lunak baik prosedur manual, pertanyaan yang paling sering ditanyakan oleh user (Frequently Asked Questions) karena pengguna terlibat dari awal pengembangan sistem, “Read Me” file.

Personil yang terlibat pada tahap implementasi menurut Kendall & Kendall yaitu:

Analist mendesain program komputer menggunakan struktur charts dan pseudocode.
Programmer mengerjakan program berdasarkan desain dari analis.

2) Testing and Maintaining the System
Sebelum suatu sistem informasi dapat digunakan maka perlu dilakukan pengujian yang dilakukan oleh programer dan sistem analis saja, kalau terjadi masalah maka segera dapat dilakukan perbaikan sistem, pengetesan dilakukan dengan memakai sampel data aktual.

Disinilah fase perawatan terhadap sistem dimulai.

Personil yang terlibat pada tahap implementasi menurut Kendall & Kendall yaitu:

Analis melakukan pengujian dari program yang dibuat, apakah sudah sesuai dengan dokumentasi yang sudah dibuat.
Programmer melakukan perbaikan jika ada kesalahan atau ada yang tidak sesuai dengan dokumentasi yang dibuat analis.
User Management bertugas ikut melakukan pengujian program.

3) Implemeting and Evaluating the System
Pada tahap ini dilakukan instalasi sistem, konversi sistem, dan evaluasi sistem. Pada tahap ini juga sudah masuk ke fase perawatan sistem dengan melakukan review dan evaluasi sistem.

Personil yang terlibat pada tahap implementasi menurut Kendall & Kendall yaitu:

Analist memberikan melakukan konversi system.
Programmer melakukan instalasi, menambah fitur dan memperbaiki program.

Menurut Henry Lucas Jr. Tahap implementasi terdiri dari beberapa tahapan yaitu sebagai berikut.
1) Programming
Pada tahap ini dilakukan penulisan program aktual operasi logika, pada beberapa perusahaan tertentu, pekerjaan ini dilakukan oleh kelompok programer terpisah, ada juga yang menggunakan analis programmer.

Personil yang terlibat pada tahap impllementasi menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

Programmer membuat program sesuai dengan desain yang dibuat oleh analist.
Analis mendukung dan mengatur kerja programmer agar sesuai dengan desain yang sudah dibuat sebelumnya.

2) Testing
Melakukan pengujian pada sistem, apakah telah sesuai dengan disain dan keinginan pemakai.

Personil yang terlibat pada tahap impllementasi menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

Desainer dan pemakai bekerja bersama melakukan test atau percobaan terhadap sistem yang dibuat, apakah output sudah sesuai dengan yang diharapkan.

3) Training
Melakukan pelatihan kepada pemakai sistem. Personil yang terlibat pada tahap impllementasi menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

Analist melakukan pelatihan kepada karyawan tentang sistem baru yang dibuat.
User atau pemakai berpartisipasi penuh dalam pelatihan sambil mereview apakah ada kekurang atau ketidaksesuaian pada output yang dihasilkan.

4) Convertion
Melakukan konversi / migrasi data dari sistem lama ke sistem yang baru. Personil yang terlibat pada tahap impllementasi menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

Analist melakukan konversi sistem dari sistem lama ke sistem yang baru menggunakan metode pendekatan yang ada.
User memberikan estimasi dan memprakirakan dampak dari sistem baru terhadap organisasi atau individu.

e. Tahap Perawatan
Menurut Kendall, tahap perawatan telah dimulai dari:

1) Testing and Maintaining the System
Dilakukan pengetasan sistem apakah sistem ada yang mengalami kegagalan (bug) dan sekaligus dilakukan perawatan terhadap sistem.

Personil yang terlibat pada tahap perawatan menurut Kendall & Kendall yaitu:

Analis melakukan pengujian dari program yang dibuat, apakah sudah sesuai dengan dokumentasi yang sudah dibuat.
Programer melakukan perbaikan jika ada kesalahan atau ada yang tidak sesuai dengan dokumentasi yang dibuat analis.
User management ikut melakukan pengujian program.

2) Implemeting and Evaluating the Sistem
Pada tahap ini dilakukan pelatihan terhadap karyawan untuk menggunakan sistem, konversi sistem, dan evaluasi sistem.

Personil yang terlibat pada tahap perawatan menurut Kendall & Kendall yaitu:

Analis memberikan pelatihan kepada karyawan dan melakukan konversi system.
Programmer melakukan instalasi, menambah fitur dan memperbaiki program.

Menurut Henry Lucas Jr. Tahap ini diberi nama Operation yaitu.

1) Tahap perawatan.
Pada tahap ini sudah tidak ada lagi perubahan disain sistem, kecuali ada perubahan penting pada sistem, namun perusahan selalu meminta perubahan secara kontinu terhadap konten pelaporan, dan sistem operasi.

Personil yang terlibat pada tahap perawatan menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

User management menyampaikan kepada analis jika ada perubahan yang perlu dilakukan pada system.
Analis tetap melakukan pengawasan terhadap sistem agar sesuai dengan desain yang direncanakan

5. Lima desain tampilan (form input, transaksi, atau report) dari tugas project yang menjadi tugas pribadi anda, sesuai dengan konsep-konsep perancangan User Interface (I/O) atau GUI yang benar.

Sistem penerimaan siswa baru sangat identik dengan form input karena merupakan proses awal seorang siswa untuk mendaftar ke suatu sekolah tertentu.

Berikut adalah desain form yang ada pada sistem penerimaan siswa baru.

a. Form Pendaftaran
Form Pendaftaran merupakan form yang pertama kali akan diisi oleh calon siswa yang berisi tentang data pribadi siswa. Berikut adalah desain dari form pendaftaran.

Gambar 5.1 Form Pendaftaran

Gambar 5.1 merupakan gambar form pendaftaran yang berisikan data pribadi dari calon siswa.

Field-field pada form pendaftaran merupakan field data yang bersifat lumrah diperlukan seperti tempat dan tanggal lahir, alamat serta jenis kelamin.

Namun pada form pendaftaran ada tambahan berupa alasan mengapa ingin bersekolah pada SMA tersebut.

Terdapat dua button yang digunakan yang digunakan pada form ini yaitu Bantuan dan Daftar.

b. Form Pembayaran
Pada form pembayaran, calon siswa akan melakukan pembayaran pendaftaran seleksi masuk SMA. Tampilan form pembayaran dapat dilihat pada Gambar 5.2.

Gambar 5.2 Form Pembayaran

Gambar 5.2 adalah tampilan form pembayaran yang digunakan untuk melakukan proses pembayaran biaya pendaftaran.

Pada form ini sistem akan otomatis mengubah status pembayaran menjadi Lunas apabila calon siswa telah melakukan pembayaran dengan Transfer Bank, pengecekan status tersebut dilakukan dengan cara input no.

Peserta lalu mengklik button Cek maka status akan berubah. Namun, bila melakukan pembayaran tunai maka field-field lainnya perlu diisi juga selanjutnya klik button Kirim untuk proses selanjutnya.

Pengecekan status juga dilakukan dengan memasukkan no. peserta lalu klik button Cek.

Button Bantuan berguna apabila calon siswa mengalami kebingungan dalam proses pembayaran pendaftaran.

c. Form Peminatan
Pada form peminatan, calon siswa akan memasukkan nilai rapot pada saat SMP ke dalam sistem, selanjutnya sistem akan memproses dan mengeluarkan hasil rekomendasi peminatan apa yang cocok sesuai dengan nilai rapot yang diinputkan.


Gambar 5.3 Form Peminatan

Gambar 5.3 adalah tampilan form peminatan dimana pada form ini merupakan pengisisan awal apabila calon siswa telah lolos seleksi, pada umumnya SMA memiliki 3 jurusan yaitu IPA, IPB dan IPS, calon siswa harus memilih jurusan tersebut yang selanjutnya dalam jurusan tersebut terdapat peminatan yang harus dipilih juga oleh calon siswa.

Pada sistem ini, calon siswa dipermudah atau akan diberikan pertimbangan untuk lebih cocok memilih peminatan apa sesuai dengan rata-rata nilai rapat yang telah diperoleh.

d. Form Login
Form login digunakan oleh calon siswa agar dapat masuk kedalam sistem untuk mengakses soal-soal tes online maupun pengumuman-pengumuman yang terkait.

Gambar 5.4 Form Login

Gambar 5.4 adalah form login yang dapat diakses oleh calon siswa yang telah mendaftar sebelumnya.

Pada form login ini, terdapat text field username dan password yang merupakan wadah bagi calon siswa memasukkan username dan password yang dimilikinya.

Terdapat dua button Login dan button Bantuan, dimana button Login berguna untuk memproses Login calon siswa, button Bantuan berisi bantuan-bantuan apabila calon siswa mengalami masalah pada saat ingin login.

e. Form Daftar Ulang
Ketika calon siswa telah mengetahui pengumuman siapa saja yang lolos seleksi maka siswa yang dinyatakan lolos akan mengisi form daftar untuk syarat administrasi siswa.

Gambar 5.5 Form Daftar Ulang

Gambar 5.5 adalah tampilan form daftar ulang bagi calon siswa yang telah lolos seleksi.

Form daftar ulang merupakan versi lengkap dari form pendaftaran, dimana data yang diminta lebih detail.

Umumnya, data yang diperoleh dari form daftar ulang akan dijadikan biodata pada rapot siswa nantinya.

6. Job Description dan Standard Operating Procedure (SOP). Berikan contoh detail Jobdes yang saling berkaitan dengan SOP dalam suatu organisasi. Misal: Job Des Staff Receiving, Store Manager, Manager IT.

Job Description merupakan pedoman atau petunjuk tugas, tanggung jawab serta wewenang masing-masing fungsi atau jabatan dalam perusahaan dengan kata lain jabaran kerja apa saja yang harus dilakukan oleh sebuah posisi dalam suatu perusahaan.

Sedangkan Standard Operating Procedure (SOP) merupakan menjelaskan bagaimana rangkaian aktivitas atau cara menjalankan tugas dengan baik dan benar, memahami arah strategi perusahaan serta bagaimana harapan manajemen terhadap sistem yang akan dijalankan.

Berikut merupakan contoh Job Description dan Standard Operating Procedure dengan studi kasus Penerimaan Siswa Baru.

a. Job Description

1) Penanggung jawab PSB bertugas dalam hal:

Bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan PSB;
Menentukan Jumlah siswa yang diterima;
Menentukan siswa yang diterima berdasarkan hasil olahan nilai dari panitia;

2) Ketua Pelaksana bertugas dalam hal:

Bertanggung-jawab kepada Kepala Madrasah;
Memimpin rapat koordininasi;
Membuat job diskripsi Kepanitiaan;
Memimpin dan mengawasi jalannya kepanitiaan;
Menjalankan mekanisme penerimaan siswa baru;
Secara umum dan teknis mengkoordinir pelaksanaan kepanitiaan masingmasing bidang Mengkoordinir pendaftaran PSB MAK;

3) Sekretaris bertugas dalam hal:

Menulis hasil rapat koordinasi;
Menyiapkan / memperbanyak surat-surat yang diperlukan;
Menyiapkan / memperbanyak format-format PSB;
Menyiapkan dan mengarsip data dan dokumen kesekretariatan;
Membuat laporan akhir;
Kerja sama dengan bidang lain;

4) Bendahara 1 dan 2 bertugas dalam hal :

Menerima uang;
Mengeluarkan uang;
Membuat rencana anggaran kepanitaan;
Membuat rencana anggaran keperluan siswa baru;
Merekap / membuat laporan keuangan selama pelaksanaan PSB;
Kerja sama dengan bidang lain;

5) Bidang Pendaftaran bertugas dalam hal:

Membuat jadwal petugas piket pendaftaran;
Menerima pendaftaran masuk dan daftar ulang;
Menerima pendaftaran lewat on line;
Membukukan / mencatat peserta masuk dan daftar ulang;
Menyerahkan nomer tes bagi yang memenuhi syarat;
Menyerahkan data peserta daftar ulang kepada pihak input data;
Menerima uang dari pendaftar dan menyerahkan pada bendahara;
Membuat laporan akhir/ rekapan pendaftar;
Kerja sama dengan bidang lain;

6) Bidang Seleksi bertugas dalam:

Menentukan penguji dan korektor;
Menentukan pengawas ujian penerimaan siswa baru;
Menentukan ruang tes;
Menyiapkan naskah tes masuk/ tes psikologi;
Membuat dan menandatangani hasil rekapan nilai akhir;
Menyerahkan rekapan nilai akhir kepada bidang pengolah nilai;
Kerja sama dengan bidang lain;
Menentukan score dan pembobotan soal tes baik lisan maupun tulis;

b. SOP (Standard Operating Procedure) pada Studi Kasus Penerimaan Siswa Baru

Gambar 6.1 Standard Operating Procedure (SOP) dengan studi kasus Penerimaan Siswa Baru

Gambar 6.1 merupakan Standard Operating Procedure atau yang disebut juga dengan
SOP. Berikut ini merupakan keterangan SOP yang pada gambar diatas.

Mulai;
alon siswa menginputkan data diri;
Panitia seleksi (bidang pendaftaran) melakukan pengecekan terhadap kelengkapanata calon siswa;
Calon siswa melakukan pembayaran pendaftan;
Panitia seleksi (bidang bendahara) melakukan verifikasi;
Panitia seleksi (bidang seleksi) melakukan approve terhadap hasil seleksi;
Panitia seleksi (bidang seleksi) melakukan output hasil seleksi yang akan diserahkan ke penanggung jawab;
Penanggung jawab melakukan approve final untuk hasil seleksi penerimaan siswa baru;
Calon siswa yang telah dinyatakan lulus seleksi melakukan pendaftaran ulang;
Panitia seleksi (bidang pendaftaran) melakukan verifikasi pendaftaran ulang;
Panitia seleksi (bidang pendaftaran) melakukan output hasil seleksi siswa baru yang telah daftar ulang;
Selesai;

7. Gambaran Umum Sistem dan SOP (Standard Operating Procedure) beserta dengan Deskripsi

Gambaran Umum Sistem dan SOP adalah penjelasan secara umum mengenai sistem yang buat dan pembuatan Standard Operating Procedure atau SOP dari setiap sistem.

a. Proses Permintaan Barang ke Gudang

Proses permintaan barang ke gudang merupakan proses yang berlangsung saat akan melakukan pengadaan barang di suatu unit tertentu yang akan menggunakan barang tersebut.
SOP dari proses permintaan barang ke gudang adalah sebagi berikut.

Gambar 7.1 Proses Permintaan Barang ke Gudang

Gambar 7.1 merupakan Proses Untuk Melakukan Permintaan Barang ke Gudang.

Proses Permintaan barang diawali dengan pengecekan ketersediaan barang di bagian yang akan menggunakan barang tersebut. Jika list barang tidak tersedia maka dilakukan peng-input-an daftar barang baru ke master data.

Jika list sudah tersedia atau telah selasai melakukan penginput-an list barang, dilanjutkan dengan melakukan pembuatan Draft SR.

dilanjutkan dengan pengecekan terhadap draft SR apakah aka nada penambahan barang yang diminta atau tidak.

Jika ya maka dilakukan pemasukan list barang kembali. Jika tidak maka dilanjutkan dengan proses approval oleh head unit.

Jika SR tidak mendapat persetujuan maka SR bisa dibatalkan atau diperbaiki dengan melakukan peng-input-an ulang SR. jika diterima maka draft SR akan dicetakdan dikirim ke bagian iventory

b. Gambaran Umum Sistem Proses Permintaan Pembelian Barang

Proses permintaan pembelian barang merupakan proses yang dilakukan untuk mendapatkan persetujuan dalam pengadaan barang, untuk memnuhi permintaan yang dilakukan oleh setiap bagian ketika ada barang yang kosong di gudang.
SOP dari proses permintaan pembelian barang adalah sebagi berikut.

Gambar 7.2 Proses Permintaan Pembelian Barang

Gambar 7.2 merupakan peroses permintaan pembelian barang. Proses dimulai dari peng-input-an form purchase requisition. Jika form sudah dibuat dan ternyata ada penambahan 27 maka akan dilakukan pembuatan form baru dengan memasukan barang tambahan.

Jika tidak maka dilakukan pembuatan draft Purchase Requisition yang selanjutnya akan diserahkan ke kepala gudang untuk dilakukan pengesahan, jika dokumen tidak disetujui maka akan dilakukan jika disetujui maka dokumen akan dicetak dan diserahkan ke staff purchasing

c. Gambaran Umum Sistem Proses Pembelian Barang

Proses pembelian barang adalah proses dimana terjadinya aktifitas untuk melakukan penambahan jumlah stok barang yang tesedia di gudang. Pembelian barang terjadi pada modul purcashing yang melibatkan pihak luar yaitu supplier
SOP dari proses pembelian barang adalah sebagi berikut.

Gambar 7.3 Proses Pembelian Barang

Gambar 7.3 merupakan proses untuk melakukan pembelian barang. Dawali dengan melihat dari dokumen permintaan pembelian barang (PR).

Jika ada penambahan barang maka dilakukan pengecekan kembali dokumen PR. Jika tidak draft PO akan dibuat, dilanjutkan dengan proses persetujuan dari pihak Head Puchasing dan Departement Accounting, jika tidak disetuji maka akan dilakukan pengecekan ulang Draft PR jika disetujui maka Daft PR akan dicetak menjadi dokumen dan dokumen tersebut akan diserahkan ke Suplier.

d. Gambaran Umum Sistem Proses Penerimaan Barang dari Suplier

Proses penerimaan barang dari suplier merupakan proses yang berlangsung setelah proses pembelian dilakukan. Suplier akan melakukan pengiriman barang ke perusahaan yang akan diterima oleh modul receiving
SOP dari proses penerimaan barang dari suplier adalah sebagi berikut.

Gambar 7.4 Proses Penerimaan Barang dari Suplier

Gambar 7.4 merupakan proses yang dilakukan ketika barang sudah dibeli dan dikirim ke perusahaan. Data purchase order akan digunakan untuk memeriksa kelegnkapan barang yang diterima.

Jika tidak ada barang yang rusak dan kurang makan barang akan dikembalikan ke suplier. Jika barang sudah lengkap maka barang akan dibuatkan form penerimaan yang nantinya akan menjadi dokumen barang yang diterima, barang tersebut akan diserah ke bagian store atau gudang

e. Gambaran Umum Sistem Proses Pembayaran

Proses Pembayaran adalah proses dimana barang sudah diterima oleh perusahaan dan perusahaan akan melakukan pelunasa barang yang telah dibeli. Proses ini melibatkan modul account payable, modul accounting, dan modul casier.
SOP dari proses pembayaran adalah sebagi berikut.

Gambar 7.5 Proses Pembayaran

Gambar 7.5 merupakan proses yang dilakukan pada tahap pembayaran, dimana dokumen yang terkait dengan belanja akan dikumpulkan dan digunkan sebagai pembanding untuk melakukan permohonan pembayaran.

Jika data sudah terkumpul maka dilakukan. Pemeriksaan form dilakukan untuk menghindari adanya kesalah data yang dimasukan kedalam form, jika ditemukan kesalahan maka form akan pengecekan ulang dari awal.

Jika tidak maka akan dibut form untuk permohonan pembayaran. Form tersebut akan dikirim ke modul
accounting untuk disetujui, jika tidak disetujui maka form tersebut akan direvisi kembali, jika disetujui akan dilakukan pembuatan payment voucher yang selanjutnya akan menghasilkan laporan payment voucher.

Data payment voucher akan dibawa ke cashier untuk mendapatkan validasi dan untuk dilakukan pencetakan laporan pembayaran jika diperlukan, sehingga pembayaran ke supplier dapat dilakukan.

8. Istilah-Istilah yang Biasanya Digunakan pada Suatu Sistem.

a. Night Audit pada Sistem Informasi Hotel
Sistem Informasi Hotel selalu beroperasi tetap selama 24 jam sehari dan bersamaan dengan bagian akunting melakukan proses mencatan dan merekap data transaksi tamu secara lengkap.

Didalam proses merekap data tersebut, pasti selalu terdapat human error, maka dari itu perlu diadakannya bagian audit.

Audit bertugas memperbaiki kesalahan khususnya yang bekerja pada malam hari sebelum hotel tutup buku pada tanggal itu.

Peranan Night Audit adalah memperbaiki dan melengkapi semua posting dan transaksi yang salah masuk sebelum hotel tutup buku pada hari itu.

Karena itu, mereka secara rinci mencek setiap transaksi untuk mencari kesalahannya. Night Audit harus sudah terbiasa dengan sumber - sumber transaksi dan sistem pembayaran yang berlaku di kantor depan.

Night Audit juga menghitung jumlah keuntungan dari perolehan kamar, mencari rata - rata tingkat hunian kamar dan standar operasional lainnya yang sesuai dengan data statistik.

Petugas ini juga harus menyiapkan ringkasan uang cash harian (daily summery of cash), cek dan kegiatan pemakaian kartu kredit.

Night Audit bekerja di kantor bagian belakang (back office) pada kantor depan.

Menyatakan tutup buku pada hari itu (Establishing an End of Day) adalah tugas akhir dari audit malam setelah semua pemeriksaan posting, transaksi dan kesalahan - kesalahan akunting lainnya diperbaiki dan telah mencapai balance (sero). Petugas ini bekerja dari jam sebelas malam hingga tujuh pagi.

Yang dimaksud tutup buku adalah menutup semua transaksi yang terjadi pada hari itu lalu dibuatkan laporannya.

Selama proses end of day, tidak boleh ada transaksi yang posting. Bila ada juga, accountnya akan masuk pada hari/tanggal berikutnya.

Dokumen transaksi dapat digunakan sebagai alat untuk mencek silang posting. Hal ini dikenal dengan istilah Cross Referencing.

Hotel akan memasukkan transaksi tamu berdasarkan dokumen yang ada, misalnya apakah pembayaran itu melalui cash, charge atau paid out. Langkah - langkah kerja yang dilakukan oleh Night Audit yaitu sebagai berikut.

Melengkapi semua posting masuk.
Memperbaiki perbedaan status kamar sehingga tidak ada kesalahan.
Melakukan balancing (membuat jumlah yang sama antara debet dan kredit) pada semua outlet yang melakukan transaksi dengan tamu.
Melihat kebenaran harga kamar yang diposting ke dalam kamar.
Memposting harga kamar ditambah pajak.
Mempersiapkan laporan harian.
Mencatat pembayaran uang muka.
Membuat back-up laporan.
Mendistribusikan laporan ke bagian yang bersangkutan.

b. Inventory System
Inventory adalah material dan persediaan yang keduanya dimiliki oleh suatu badan usaha atau institusi untuk penjualan atau persediaan masukan untuk proses produksi.

Seluruh badan usaha atau institusi membutuhkan inventory dan biasanya inventory merupakan bagian yang besar dari total asset.

Inventory sangat penting bagi perusahaan manufaktur secara finansial, inventory biasanya mewakili 20% sampai 60% dari total asset di dalam balance sheet.

Tujuan dasar dari inventory adalah memisahkan antara permintaan dan penawaran. Inventory bertugas sebagai penyangga/perantara antara:

Permintaan dan penawaran;
Permintaan pelanggan dan barang jadi;
Barang jadi dan ketersediaan komponen;
Persyaratan untuk suatu operasi dan output dari operasi sebelumnya;
Bagian dan material untuk memulai produksi dan persediaan material;

Manajemen inventory adalah suatu sistem yang bertanggungjawab untuk merencanakan dan mengawasi inventory mulai dari tahap raw material sampai ke pelanggan.

Agar suatu badan usaha memperoleh keuntungan yang optimum maka manajemen inventory harus bertujuan sebagai berikut:

Pelayanan pelanggan yang maksimal;
Biaya operasional pabrik yang rendah;
Investasi inventory yang minimal;

Karena inventory disimpan di gudang, maka secara fisik manajemen inventory dan
gudang sangat berkaitan.

Dalam beberapa kasus, inventory mungkin disimpan untuk jangka waktu tertentu. Dalam situasi lain, perputaran inventory sangat cepat dan gudang berfungsi sebagai pusat distribusi.

c. Stock opname
Istilah "stock opname" berasal dari bahasa Belanda, sementara dalam bahasa Inggris disebut sebagai "stocktaking".

Stock opname adalah penghitungan fisik barang secara langsung untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan pada perusahaan.

Sehingga hasil akhirstock opname adalah laporan perbedaan quantity barang dagang, dan penjelasannya.

Konsep proses stock opname sebenarnya sederhana yaitu sebagai berikut.

Stop pergerakan barang.
Pastikan semua dokumen terkait pergerakan barang selesai dicatat.
Lakukan perhitungan fisik barang.
Bandingkan antara jumlah fisik dengan jumlah di catatan.
Telusuri perbedaan dan lakukan penghitungan fisik ulang, jika diperlukan.
Mencatat perbedaan agar jumlah fisik barang = jumlah barang di catatan perusahaan.

Stock opname biasanya diadakan setiap akhir tahun, tetapi kalau perusahaan dengan SPI yang lebih rapi, stock opname biasanya dilakukan tiap triwulan atau caturwulan.

Stock opname bukan hanya untuk persediaan perusahaan. Stock opname juga semestinya dilakukan untuk kas, aktiva, piutang, hutang.

Tetapi, perusahaan biasanya hanya melakukan stock opname untuk persediaan barang dan kas. Untuk perusahaan manufaktur, stock opname persediaan barang dilakukan untuk persediaan bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi, dan barang jadi.

Secara umum pelaksanaan stock opname dapat dibagi menjadi beberapa proses yaitu sebagai berikut.
1) Persiapan

Pembentukan team stock opname. Minimal ada 1 koordinator dan 2 team, yaitu Team Admin yang bertugas menyiapkan, mendistribusikan count tag serta menerima count tag dari team Lapangan. Kemudian pengecekan count tag yang sudah diisi dan melakukan data entry. Team Lapangan yang bertugas melakukan perhitungan fisik. Jika barang yang di-stock opname banyak, maka perlu dibentukbeberapa Team lapangan. Tiap team harus terdiri atas gabungan orang gudang dan orang non-gudang. Orang gudang hafal letak barang dan biasanya mampu mengoperasikan forklift atau alat-alat penunjang stock opname, sementara orang non-gudang untuk menjamin validitas data. Bila laporan keuangan perusahaan diaudit, maka Auditor juga akan mengikuti Team Lapangan dalam pengecekan fisik barang, walaupun tidak harus full count.
Pemberitahuan ke customer bahwa ada stock opname; sehingga tidak ada
pengiriman selama stock opname berlangsung.
Pemberitahuan ke supplier untuk tidak mengirimkan barang selama stock opname.
Block inventory dari pergerakan fisik barang ataupun pergerakan di catatan stock.
Pastikan bahwa semua dokumen goods receipt maupun goods issue sudah selesai diinput ke sistem sebelum dilakukan block inventory.
Cetak count tag dan pisahkan count tag untuk masing-masing team lapangan.
Count tag dibuat rangkap 2, yaitu Asli untuk diserahkan ke Team Admin setelah diisi, dan copy untuk ditempel di barang yang telah dihitung. Data yang harus tercantum di count tag yaitu: nama barang, tipe barang, lokasi barang, dan kolom kosong untuk diisi jumlah, jenis kemasan, satuan, tanda tangan orang gudang, nongudang dan auditor. Jangan lupa untuk menyiapkan count tag kosong untuk menghitung barang-barang yang lokasinya tidak sesuai sistem, atau barang
"temuan".
Bagian gudang memanfaatkan waktu selama inventory block dan sebelum stock opname untuk merapikan posisi barang. Barang yang sama pada gudang/toko yang sama harus ditempatkan di satu lokasi; agar proses penghitungan fisik lebih efisie

2) Pelaksanaan

Team lapangan mengambil count tag.
Team lapangan melakukan penghitungan fisik. Count tagditandangani minimal 2 orang anggota team (gudang dan non-gudang) serta auditor eksternal, bila ada. Copy count tag ditempel di barang yang sudah dihitung sebagai tanda agar tidak dobel hitung.
Count tag yang sudah diisi dikembalikan ke Team Admin.
Team Admin mengecek kelengkapan pengisian count tag dan perhitungannya.
Team Admin melakukan data entry; kemudian filing count tag-nya.
Koordinator stock opname men-download discrepancy report dan melakukan follow up.
Team lapangan yang berbeda melakukan penghitungan fisik ulang terhadap barang yang selisih sambil membawa count tag asli.
Hasil penghitungan ulang dimasukkan lagi ke sistem oleh Team Admin.
Kembali lakukan langkah no.6. Ulangi langkah 7 dan 8 jika diperlukan; sampai ketemu hasil akhirnya.

3) Pencatatan hasil stock opname
Ketika selisih stock opname sudah final dan disetujui oleh Manajer/Direktur yang berwenang, maka hasil tersebut di-posting ke sistem agar jumlah barang di catatan sama dengan jumlah fisiknya dan tidak lupa dibuatkan berita acara sebagai bukti stock opnametelah selesai dilaksanakan, yang ditandatangani Finance/Accounting Manager dan Gudang/Inventory Manager.

d. Kartu Gudang (Bin Card)
Persediaan Sistem Akuntansi secara manual dapat dibagi menjadi dua catatan akuntansi yaitu fungsi gudang dan fungsi akuntansi.

Pada bagian fungsi gudang diselenggarakan kartu Gudang (bin card) untuk mencatat kuantitas persediaan dan mutasi tiap jenis barang yang disimpan di gudang.

Kartu Gudang biasanya tidak berisi data harga pokok tiap jenis barang, namun hanya berisi informasi kuantitas tiap jenis barang yang disimpan di gudang.

Kartu gudang disimpan dalam arsip di kantor gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang di gudang.

Di samping kartu gudang, bagian gudang juga menyeleggarakan kartu barang yang ditempelkan pada tempat penyimpanan barang.

Kartu Gudang (bin card) berfungi sebagai identitas barang yang disimpan untuk dapat memudahkan dalam pencarian barang dan sekaligus dapat digunakan untuk mencatat mutasi kuantitas barang.

Pada bagian fungsi akuntansi diselenggarakan kartu gudang yang digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang di simpan di gudang.

Kartu persediaan ini berfungsi sebagai alat kontrol catatan kuantitas barang yang diselenggarakan oleh bagian gudang.

Di samping itu, kartu gudang persediaan ini merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam buku besar. Berikut merupakan contoh gambaran penerapan kartu gudang.

Karu gudang disimpan sebagai tanda identitas barang yang disimpan untuk dapat memudahkan dalam pencarian barang dan sekaligus dapat digunakan untuk mencatat mutasi kuantitas barang.

e. Form-form yang ada pada Inventory Sytem and Purchasing

Form penyimpanan barang;
Form Penerimaan barang dari supplier;
Form Permintaan ke gudang;
Form Stock opname;
Form Permintaan pembelian barang;
Form Pembelian barang;
Form Pengembalian barang (Retur);
Form Approval Head/Staff inventory;

f. Form-form yang ada pada proses pembayaran

Form Piutang / utang;
Form history payble / Receivable;
Form pembayaran;
Form detail pembayaran;

g. Cost Control
Cost Control atau juga disebut juga dengan pengendalian biaya adalah aktivitas yang harus dilakukan oleh seorang manajer keuangan dalam konteks mengelola keuangan perusahaan yang begitu kompleks dan sangat membutuhkan keberanian dalam mengelolanya, khususnya cost control.

Cost control dapat memberikan kontribusi yang sangat optimal bagi pencapaian tingkat profitabilitas yang optimal pula karena selisih antara total revenue (pendapatan) dengan total cost memberikan kontribusi pada pencapaian laba.

Kondisi keuangan akan berhubungan dengan cash flow perusahaan agar tidak menyebabkan kondisi keuangan perusahaan menjadi tidak berimbang.

Coba bayangkan bila kondisi keuangan tidak mencukupi untuk membayar gaji karyawan dan akan menyebabkan ketidakseimbangan dalam hubungan dengan karyawan nantinya.

Cost control ini akan memberikan pengetahuan bagi manajemen tentang biaya-biaya yang relevan dengan perusahaan dan bisa diambil keputusan terbaik untuk tahun depan.

h. Sales Control
Pengendalian penjualan merupakan suatu proses dimana di dalam proses tersebut terdapat beberapa tahapan yang harus dilakukan meliputi analisis, penelahaan, dan penelitian yang diharuskan terhadap kebijaksanaan, prosedur, metode, dan pelaksanaan yang sesungguhnya untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi.

Penjualan harus dikendalikan agar dapat dicapai hasil pengembalian sebaik-baiknya atas investasi. Laba bersih yang optimum akan dapat direalisasikan hanya bila terdapat hubungan yang wajar diantara keempat faktor sebagai berikut.

Investasi dalam modal kerja dan fasilitas-fasilitas.
Volume penjualan.
Biaya operasi.
Laba kotor.

Pengendalian merupakan suatu proses yang menjamin bahwa sumber daya dapat diperoleh dan dimanfaatkan secara efisien dalam pencapaian tujuan organisasi.

Penjualan harus dikendalikan supaya dapat tercapai hasil pengembalian yang sebaik-baiknya atas investasi.

Dengan menerapkan pengendalian penjualan yang baik maka dapat membantu manajemen perusahaan untuk mengetahui selisih yang terjadi atas pelaksanaan anggaran penjualan, juga membantu dalam hal tindak lanjut yang tepat atas selisih tersebut sehingga tujuan perusahaan secara umum dapat tercapai

Tujuan dari pengendalian penjualan terangkum dalam pengertian pengendalian penjualan itu sendiri, seperti yang dikemukakan oleh Wilson dan Campbell (1996:259) yaitu: untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki dengan biaya yang wajar, yang menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi.

Dengan demikian, terlihat jelas bahwa dalam pengendalian penjualan terkandung unsur tidak lanjut untuk mencapai penjualan yang dikehendaki berdasarkan analisis yang dilakukan. Tindak lanjut yang dilakukan untuk mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan yang terjadi.

i. Account Payable
Account Payable (AP) adalah nama atau kelompok rekening yang menunjukkan kewajiban jangka pendek yang berhubungan dengan pengadaan barang atau jasa secara kredit.

Bagian Account Payable diartikan sebagai suatu sub-bagian yang berada dalam organisasi akuntansi yang bertugas untuk mencatat, mengidentifikasi, dan merencanakan pembayaran untuk seluruh transaksi yang terjadi akibat adanya utang perusahaan yang ditimbulkan dari pembelian barang jasa secara kredit.

Account Payable berfungsi juga menyelesaikan urusan pajak karena pada intinya pajak merupakan pengurangan harta perusahaan.

Disamping menjalankan fungsi utamanya dalam bidang pelaporan keuangan, bagian akuntansi juga mempunyai fungsi untuk membantu kelancaran operasi di suatu perusahaan.

Salah satu hal yang dilakukan oleh bagian akuntansi adalah pembuatan daftar pembayaran penghasilan karyawan, perhitungan penghasilan, dan pemotongan penghasilan untuk seluruh pegawai, mulai dari pekerja di tingkat yang paling bawah sampai pimpinan tertinggi.

j. Account Receivable
Account Receivable (AR) dapat diartikan sebagai Hak atau tagihan perusahaan kepada pihak lainnya yang nantinya akan dimintakan pembayarannya jika sudah waktunya.

Account Receivable berarti suatu bagian yang berada dalam organisasi akuntansi atau sebuah perusahaan yang bertugas melaksanakan pencatatan seluruh informasi yang berhubungan dengan piutang perusahaan yang timbul akibat adanya penjualan kredit, melakukan penagihan atas piutang dari sebuah perusahaan, menerima hasil tagihan, dan menyerahkannya kepada General Cashier.

Piutang Dagang (Account Receivable) timbul karena perusahaan melakukan penjualan barang-barang dagangan atau barang lain atau jasa secara kredit.

Piutang Dagang (Account Receivable) biasanya tidak dinyatakan dalam suatu perjanjian khusus sebagaimana tagihan lainnya.

Dengan demikian pelunasan Piutang Dagang (Account Receivable) kurang terjamin, juga sukar untuk dipindahkan atau diperjualbelikan.

Piutang Dagang (Account Receivable) yang diharapkan tertagih dalam jangka waktu satu tahun atau siklus usaha normal diklasifikasikan sebagai aktiva lancar, akan tetapi kadangkadang seluruh Piutang Dagang (Account Receivable) diklasifikasikan sebagai aktiva lancar tanpa memandang jangka waktu tertagihnya.

Dalam kasus demikian jumlah Piutang Dagang (Account Receivable) yang jangka waktu penagihannya lebih dari satu tahun atau siklus usaha normal, harus diungkapkan dalam catatan atas laporan keuangan.

k. General Cashier
Penyediaan dana dan pengolahan informasi keuangan sama pentingnya bagi kelancaran oprasional sebuah hotel.

Bagian yang mengelola dan mengamankan dana baik dalam bentuk mata uang lokal dan mata uang asing yang dihasilkan dari hasil operasional disebut Kasir Umum atau General Cashier.

General Cashier bertugas menerima seluruh hasil penjualan ataupun pendapatan dari dalam hotel maupun dari luar hotel dan menyimpan hasil tersebut sesuai dengan ketentuan perusahaan serta mengeluarkan dana tersebut untuk digunakan dengan semestinya dengan melampirkan bukti resmi yang akurat.
l) General Ledger
General Ledger (GL) merupakan kode dari suatu kumpulan rekening/account yang telah dikelompokkan ataudigolongkan berdasarkan manfaat, sifat dan tujuan.

General Ledger mencatat semua transaksi keuangan untuk disusun menjadi sebuah laporan keuangan yang menjadi pertanggungjawaban pengelola pada pihak management.

Dalam General Ledger terdapat 3 hal yang wajib dipenuhi yaitu sebagai berikut.

General ledger harus selalu balance.
Tidak akan pernah ada transaksi yang berdiri sendiri (single entry).
Terdiri dari 3 kelompok secara sistematis. (Harta = Hutang + Modal).
Hal yang harus dipenuhi oleh GL (General Ledger) yaitu sebagai berikut.
Mencatat semua transaksi akuntansi dengan tepat dan benar.
Mengarah ke nomor rekening yang benar.
Mempertahankan keseimbangan saldo debit dan kredit dari suatu rekening.
Mengakomodasikan jurnal penyesuaian.
Membentuk suatu laporan keuangan yang dapat dipercaya dan tepat waktu.

m. Budgeting
Budgeting atau juga sering disebut dengan anggaran dalah sutau rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang (Munandar, 1998:1).

Pengertian budget dalam KBBI online ini tidak tersedia, namun dalam Glosarium Bahasa Indonesia, kata budget merupakan istilah asing yang masuk dalam ranah bidang keuangan, ekonomi dan politik. Sedangkan untuk istilah Indonesianya disebut juga sebagai anggaran.

Budget memliki manfaat yang sangat penting bagi sebuah lembaga atau organisasi. Manfaat budget memiliki kesamaan dengan alasan menyusun sebuah rencana. Berikut merupakan tiga manfaat budget:

Sebagai pedoman kerja dimana ini bisa memberikan arahan sekaligus memberikan target-target yang harus dicapai oleh lembaga / perusahaan.
Sebagai alat pengkoordinasian kerja sehingga dapat saling menunjang dan bekerjasama dalama mencapai tujuan lembaga / perusahaan
Sebagai alat pengawasan kerja yang berfungsi sebagai tolak ukur dan alat pembanding guna memudahkan evaluasi kegiatan yang telah dilakukan oleh lembaga / perusahaan.

n. Aging (Hutang dan Piutang)
Aging atau juga sering disebut dengan aging schedule merupakan sebuah laporan atau tabel dari semua akun piutang dagang yang berisi daftar debitur dengan nama, menunjukkan jumlah total yang terutang pada setiap debitur, dan menunjukkan berapa banyak jumlah yang harus dibayarkan oleh setiap debitur yang jatuh tempo dalam jangka waktu tertentu.

o. Fixed Asset
Menurut para ahli fixed asset (aktiva tetap / asset tetap) adalah harta kekayaan atau sumber daya entitas bisnis (perusahaan) yang diperoleh serta dikuasai dari hasil kegiatan ekonomi (transaksi) pada masa yang lalu.

Aset tetap digunakan dalam menjalankan aktivitas operasional usaha perusagaan untuk menghasilkan barang atau jasa.

Peranan aset tetap sangat signifikan dalam menghasilkan barang dan jasa, misalnya tanah/lahan dan bangunan tempat produksi, mesin dan berbagai peralatan lain yang digunakan sebagai alat produksi dan yang lainnya.

Menurut Sofyan Safri (“Aset tetap adalah aset suatu entitas yang menjadi hak milik perusahaan yang digunakan untuk memproduksi (menghasilkan) barang atau jasa entitas bisnis dan penggunaannya secara terus menerus”).

Karakteristik Aktiva Tetap diantaranya:

Mempunyai wujud fisik
Tidak ditujukan untuk dijual lagi
Memiliki nilai yang material, harga aset tersebut cukup signifikan contohnya tanah, bangunan, mesin dan kendaraan dll.
Memiliki masa manfaat ekonomi lebih dari satu tahun buku dan nilai manfaat ekonominya bisa diukur dengan handal.
Aset digunakan dalam aktivitas normal perusahaan (tidak untuk dijual lagi seperti barang dagang/persediaan atau investasi) misal, mobil bagi dealer mobil diakui sebagai "persediaan" bukan aktiva tetap sedangkan bagi perusahaan manufakture mobil diakui sebagai "Aktiva Tetap" bukan persediaan.

p. Trial Balance
Neraca Saldo (saat ini sesuai dengan IFRS disebut sebagai laporan posisi keuangan/Financial Position Statement) atau dalam bahasa inggris disebut trial balance adalah daftar akun-akun beserta saldo-saldo (debet dan kredit) yang ada di dalam buku besar pada periode tertentu.

Dalam neraca saldo ini kita dapat mengetahui apakah jurnal-jurnal yang telah dibuat sebelumnya sudah benar atau belum dalam penempatan rekening maupun posisi saldo.

Neraca saldo harus menunjukkan saldo rekening yang sama antara kolom debet dengan kredit.

Tujuan Pembuatan Neraca Saldo Neraca saldo (Trial Balance) bertujuan untuk menguji kesamaan saldo debet dan kredit yang ada di dalam buku besar. Selain itu neraca saldo juga dibuat untuk mempermudah dalam penyusunan laporan keuangan.

Proses Pembuatan Neraca Saldo

Pertama kita jumlahkan terlebih dahulu kolom kredit dan debit pada rekening yang ada dalam buku besar.
Masukkan hasil penjumlahan tersebut ke dalam neraca saldo sesuai dengan akunakunnya dan pada posisi saldo normal (debet/kredit).
Hitung semua saldo rekening yang ada dalam buku besar. Lihat apakah ada selisih antara kolom saldo dengan kolom kredit.

q. Balance Sheet
(Wikipedia) Di dalam akuntansi keuangan, Neraca atau laporan posisi keuangan (bahasa Inggris: balance sheet atau statement of financial position) adalah bagian dari laporan keuangan suatu entitas yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang menunjukkan posisi keuangan entitas tersebut pada akhir periode tersebut.

Neraca terdiri dari tiga unsur, yaitu aset, liabilitas, dan ekuitas yang dihubungkan dengan persamaan akuntansi sebagai berikut.

Balance Sheet

Keterangan:

Asset merupakan sumber ekonomi atau harta total yang dimiliki oleh perusahaanyang diharapkan memberikan manfaat untuk perputaran usaha.
Liability merupakan kewajiban atau utang yang dimiliki oleh perusahaan sebagai akibat dari proses kegiatan usaha.
Equity (Modal) biasanya terdiri dari beberapa sumber, yaitu modal pinjaman, modal sendiri (share holders equity), atau bisa juga dari sisa laba yang ditahan, yaitu laba yang tidak dibagikan ke pemegang saham melainkan diputar untuk kegiatan ekspansi (Retained earning).

Informasi yang dapat disajikan di neraca antara lain posisi sumber kekayaan entitas dan sumber pembiayaan untuk memperoleh kekayaan entitas tersebut dalam suatu periode akuntansi (triwulanan, caturwulanan, atau tahunan).

r. Income Statement
Laporan laba / rugi (income statement) disebut juga laporan pendapatan dan biaya (profit and loss statement) atau hasil operasi (statement of operation), yaitu suatu laporan yang dibuat secara sistematis berisikan gambaran ringkasan tentang penghasilan (income) dan beban (expenses) dalam periode tertentu dari suatu perusahaan.

Laporan laba rugi dapat diketahui penghasilan, beban dan laba / rugi perusahaan dalam waktu tertentu serta perkembangannya.

Dalam membuat laporan laba / rugi, hal – hal yang harus diperhatikan sebagai berikut.

Judul laporan
Laporan dimulai dari ikhtisar pendapatan usaha yang diikuti dengan beban usaha diakhiri dengan penghasilan serta beban lain – lain.
Penyusunan beban sebaiknya dimulai dari terbesar jumlahnya hingga yang terkecil, kecuali macam – macam biaya (beban rupa – rupa). Beban rupa – rupa diletakkan pada urutan paling bawah dalam kelompok beban walaupun dalam jumlah yang besar.
Apabila penghasilan lebih besar dari beban, artiny dalam periode tersebut perusahaan berlaba atau penghasilan lebih kecil dari beban, sehingga terjadi kerugian yang dialami perusahaan.

Unsur-unsur laporan laporan laba rugi biasanya terdiri dari:

Pendapatan dari penjualan: Dikurangi Beban pokok penjualan
Laba/rugi kotor: Dikurangi Beban usaha
Laba/rugi usaha: Ditambah atau dikurangi Penghaslan/beban lain
Laba/rugi sebelum pajak: Dikurangi Beban pajak
Laba/rugi bersih: Penyusunan laporan keuangan termasuk laporan laba/rugi disusun dalam satu periode. Biasanya dimulai 1 Januari sampai dengan 31 Desember.

s. Journal Voucher
Form Jurnal Voucher (Formulir Bukti Jurnal Umum) adalah formulir yang berfungsi untuk mencatat transaksi-transaksi yang biasanya dicatat dalam jurnal umum (General Journal) dimana transaksi-transaksi ini tidak dapat dicatat dengan menggunakan form-form dalam modul lain yang telah tersedia di accurate.

Transaksi-transaksi yang sebaiknya dicatat pada form Jurnal Voucher (Formulir Bukti
jurnal) adalah sebagai berikut.

Transaksi setoran dana tunai ke cash/bank;
Transaksi transfer dana dari cash/bank ke cash/bank;
transaksi pengambilan dana tunai dari cash/bank;
Penyesuaian atas pembebanan sewa dibayar dimuka (prepaid rent), asuransi dibayar dimuka (repaid insurance) dan pembebanan transaksi pembayaran dimuka lainnya;
Perhitungan dan pencatatan biaya yang masih harus dibayar (Accrual Exspense);
Penyesuaian atas perlengkapan yang telah habis dipakai;
Pembelian dan penjualan valuta asing;

t. Chart of Account (COA)
Chart of Accounts atau yang di dalam bahasa Indonesia disebut Bagan Akun, adalah satu daftar rangkaian akun-akun yang sudah dibuat atau disusun secara sistematis dan teratur dengan menggunakan simbol-simbol huruf, angka, atau paduan antara keduanya yang bermanfaat untuk membantu pemrosesan data, baik secara manual maupun terkomputerisasi, agar lebih mudah diproses, dikontrol, dan dilaporkan

Sebagian besar orang atau pengguna bagan akun tetap menyebutnya dengan istilah Chart of Account. Atau kadang-kadang disingkat dengan istilah: CoA.

Di dalam kegiatan sehari-hari, Chart of Account malah lebih sering disebut sebagai kode akun, dan bukan bagan akun. Padahal padanan kata yang tepat untuk kode akun adalah account code, dan bukan chart of account.

Definisi chart of account (bagan akun) dapat disebut sebagai daftar yang terjadi dari serangkaian kode-kode yang telah diatur dan disusun dalam struktur akun tertentu, secara sistematis.

Termasuk di dalamnya adalah unsur-unsur seperti kode akun (account code) dan nama akun (accounts name).

Kode akun dan nama akun inilah yang digunakan organisasi untuk mengelompokan, mencatat, melaporkan, dan mengontrol transaksi-transaksinya dengan cara sistematis.

Kode akun adalah rangkaian yang dapat berupa susunan angka (numerik) atau huruf (alphabet) atau paduan antara angka dan huruf (alfanumerik) yang sangat sistematis, mudah dipahami, fleksibel, dan juga memiliki sifat khas (khusus) untuk setiap akun yang diwakilinya.

Di dalam sebuah sistem atau struktur akun, tidak boleh ada kode yang sama yang digunakan untuk mewakili akun yang berbeda.

u. Kelompok-kelompok utama COA pada umumnya
Chart of account (COA) secara garis besar terdiri atas lima kelompok besar yaitu sebagai berikut.
1) Assets / Harta
Assets atau juga disebut dengan harta merupakan hal yang dimiliki perusahaan, baik yang dibiayai dengan utang maupun dengan modal sendiri. Harta terdiri atas subkelompok yaitu:

Harta lancar, yaitu harta yang mudah dicairkan menjadi uang atau dalam istilah lain harta yang likuid dalam jangka waktu yang cepat. Termasuk dalam kelompok harta lancar yaitu: kas, bank, piutang usaha, perlengkapan kantor, persediaan, biaya dibayar dimuka.
Harta tetap, yaitu harta yang dimiliki perusahaan tetapi tidak bias di cairkan dalam waktu dekat atau dalam waktu cepat. Kelompok harta tetap diantaranya adalah: kendaraan, bangunan, peralatan kantor.
Harta lain-lain, yaitu harta yang tidak bisa dikategorikan kedalam kedua jenis harta diatas, tetapi masih menjadi milik perusahaan. Contohnya: Goodwill, Patent, merek.

2) Liabilities / Kewajiban Perusahaan
Liabilities merupakan segala kewajiban perusahaan kepada pihak lain yang harus dibayar oleh perusahaan. Berikut ini merupakan bagian-bagian dari utang.

Utang jangka pendek, yaitu utang atau kewajiban yang jatuuh tempo dan harus dibayar dalam satu periode akuntansi yang sedang berjalan.
Utang jangka panjang, yaitu utang atau kewajiban yang jatuh tempo dan harus dibayar oleh perusahaan di luar periode akuntansi yang sedang berjalan.

3) Equity / Modal
Equity atau juga disebut dengan modal merupakan cerminan harta yang bersumber dari modal dan utang, jadi secara konsep, modal itu tidak ada bedanya dengan utang, tetapi di sini utang adalah kewajiban kepada orang lain.

Modal adalah sejumlah asset yang ditanamkan oleh pemilik modal dan tercemin dalam harta dan asset perusahaan.

Secara umum, yang termasuk modal adalah modal perusahaan dan laba ditahan.

4) Income / Pendapatan
Pendapatan merupakan penghasilan yang diperoleh perusahaan dari transaksi bisnisnya, baik yang berasal dari operasional perusahaan maupun non-operational.

Pendapatan terdiri atas; pendapatan operasional, yaitu pendapatan yang berasal dari operasional pokok perusahaan atau core bisnisnya.

Pendapatan lain-lain, yaitu pendapatan yang berasal dari non operasional perusahaan, misalnya pendapatan bunga.

5) Expense / Biaya
Biaya merupakan semua elemen pengeluaran operasional perusahaan baik berbentuk tunai maupun non tunai. Contohnya: biaya listrik, biaya air dan lain-lain.

v. Debet Credit
Debet Credit atau juga sering disebut debit kredit di Indonesia. Secara umum keduanya memiliki pengertian masing-masing yaitu Debet merupakan adalah pengurang deposito di rekening bank atau catatan pos pembukuan yang menambah nilai aktiva atau mengurangi jumlah kewajiban.

Credit merupakan kemampuan untuk melaksanakan suatu pembelian atau mengadakansuatu pinjaman dengan suatu janji, pembayaran akan dilaksanakan dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

Menurut Luca Pacioli “Akuntansi pencatatan ganda adalah konsep yang simple di mana setiap traksaksi bisnis pasti mempunyai dua elemen ketika ada penerimaan sesuatu pasti di lain sisi juga pasti memberikan sesuatu sebagai balasannya, demikian juga sebaliknya.

Di dalam akuntansi, apapun yang diterima adalah debit, dan apa yang diberikan adalah kredit”.

1) Debet
Debet atau sering dikatakan debit berasal dari bahasa latin dari kata debere. Debit merupakan uang yang harus ditagih dari orang lain atau dapat dikatakan bahwa debit adalah piutang.

Arti debit adalah catatan pada pos pembukuan yang menambah nilai aktiva atau mengurangi jumlah kewajiban, dengan kata lain jumlah yang mengurangi deposito pemegang rekening pada banknya.

2) Credit
Credit atau sering dikatakan kredit berasal dari bahasa latin yaitu dari kata credere berarti kepercayaan.

Kredit merupakan kemampuan untuk membeli atau mengadakan pinjaman dengan melakukan perjanjian dalam pembayaran sesuai dengan janga waktu yang telah ditentukan.

Berikut merupakan manfaat kredit.

Meningkatkan daya guna dari modal.
Sebagai alat stabilitas ekonomi.
Meningkatkan daya guna suatu barang.
Sebagai penghubung untuk meningkatkan pendapatan nasional.

w. Posting
Posting atau juga sering disebut dengan pemindah bukuan merupakan memindahkan transaksi yang telah dicatat dalam jurnal ke dalam setiap akun buku besar yang sesuai.

Posting juga dapat dikatakan sebagai proses pemindahan jumlah di kolom debit buku jurnal ke kolom debit rekening buku besar dan jumlah di kolom kredit buku jurnal ke kolom kredit rekening buku besar.

Langkah-langkah posting yaitu sebagai berikut.

Ambillah, dari buku besar rekening- rekening yang disebut di dalam buku jurnal dikolom keterangan. Contohnya mengambil transaksi tanggal 02 Oktober 2012 padaperusahaan Macbeth Footwear rekening-rekening yang diambil adalah Kas dan Modal.
Masukkan tanggal transaksi yang tertera di buku jurnal ke kolom tanggal untuk masingmasing rekening.
Masukkan jumlah rupiah baik yang di debit maupun dikredit ke masing-masingrekening sesuai debit dan kreditnya.
Catatlah keterangan yang singkat di kolom keterangan masing-masing rekening.
Masukkan nonor halaman yang ada di buku jurnal ke kolom Ref masing-masing rekening.
Sebagai lanjutan pada bagian nomor 5, lalu masukkan nomor-nomor rekening di kolom Ref pada buku jurnal. Langkah terakhir ini digunakan untuk menandai bahwa jurnal benar-benar telah diposting

x. Closing
Closing atau juga sering disebut dengan tutup buku memiliki konsep dasar yaitu pemindahan nilai saldo akhir setiap akun-akun Neraca menjadi saldo awal untuk bulan atau tahun selanjutnya sedangkan nilai saldo akhir setiap akun-akun Laba-Rugi selalu ditutup dan dipindahkan ke akun Laba Tahun Berjalan (Current Year Earnings) setiap bulannya dan Laba Tahun Berjalan akan ditutup dan dipindahkan ke Laba Ditahan (Retained Earnings) pada akhir tahun setelah tutup buku akhir tahun.

Tutup buku Diterapkan dalam dua tahapan yaitu tutup buku bulanan dan tutup buku tahunan, di mana kedua tahapan tersebut sudah wajib dan rutin dilakukan setiap bulanan dan tahunan.

Berikut merupakan penjelasan mengenai kedua tahapan tersebut.
1) Tutup buku bulanan
Tutup buku bulanan berfungsi untuk memindahkan periode akuntansi dari periode sebelumnya ke periode didepannya, selain itu, tutup buku bulanan juga berfungsi sebagai pembentuk jurnal otomatis, diantaranya membentuk jurnal penyusutan asset dan jurnal revaluasi valuta asing.

2) Tutup buku tahunan
Tutup buku tahunan berfungsi untuk menutup periode tahun berjalan dan membuat jurnal balik antara laba ditahan dan laba tahun berjalan, tutup buku tahunan tidak membentuk jurnal penyusutan asset dan revaluasi seperti kita melakukan tutup buku bulanan pada umumnya.

y. Year to Date (YTD)
Year to Date merupakan periode awal tahun (1 Januari) sampai dengan tanggal hari ini. Year to Date digunakan untuk menunjukkan cara perhitungan suatu variabel dalam suatu periode, dihitung dari titik awal dimulainya periode tersebut (tahun kalender/fiskal) sampaihari tertentu.

Contohnya perusahaan ABC ingin menghitung pendapatan y-t-d pada 31 Maret. Tahun fiskal perusahaan tersebut dimulai dari 1 Januari.

z. Month to Date (MTD)
Month to Date merupakan periode awal bulan sampai sekarang (tanggal hari ini) atau mulai dari awal bulan berjalan dan berakhir pada tanggal saat ini.

Month to date digunakan dalam banyak konteks, terutama untuk hasil rekaman kegiatan di waktu antara tanggal (eksklusif, karena hari ini mungkin belum "lengkap") dan awal bulan ini.

Pada konteks keuangan atau akuntansi, month to date sering diberikan dalam laporan keuangan merinci kinerja badan usaha.

Memberikan hasil month to date saat ini, serta hasil month to date untuk satu bulan yang lalu atau lebih pada tanggal yang sama, memungkinkan pemilik, pengelola dan investor kepentingan lainnya untuk membandingkan kinerja perusahaan saat ini dengan periode masa lalu.

LADANGTEKNO

PERNYATAAN DAN ISTILAH-ISTILAH YANG BERKAITAN DENGAN ANALIS SISTEM DAN DESAIN